Nyomtatási kellékek és eszközök a hibrid irodai környezethez

A hibrid irodai nyomtatás az egyik legfontosabb dolog, amelyet nem szabad alábecsülni. Nem a technikai akadályok miatt. Egyensúlyba kell hoznia a felhasználók elérhetőségét a biztonsággal és az ellenőrzéssel. És ez nem olyan egyszerű, mint amilyennek első pillantásra tűnik. Most nem a klasszikus munkakörnyezet hibriddé alakításának akadályaira, nem is az általános stratégiákra koncentrálunk, hanem közvetlenül a nyomtatási igényekre és a hibrid iroda legoptimálisabb eszközeire.

Zökkenőmentes hibrid irodai munkakörnyezetet szeretne

Felhőnyomtatás-kezelő szoftver

Tudja, mire van szüksége a problémamentes nyomtatáshoz hibrid környezetben? Egyértelműen felhőalapú nyomtatási szolgáltatásokra. Felhőben natív nyomtatáskezelő szoftverre van szüksége, amely kényelmes hozzáférést biztosít a felhasználóknak, miközben a rendszergazdáknak maximális láthatóságot és széles körű irányítást biztosít a teljes hálózat felett. A legjobb, ha egyetlen központi műszerfallal rendelkezik, amely az illesztőprogramok telepítésétől a végpontok biztonságáig és a hibaelhárításig mindent kezel. Segít a felhőalapú nyomtatási környezet méretezésében.

forrás: pixabay

Biztonságos nyomtatási megoldások

A legtöbb nyomtatási környezetben a nyomtatás automatikusan elindul, amikor egy feladatot elküldenek a nyomtatóra. Hibrid munkánál ez nem jó, mivel nincs garancia arra, hogy a felhasználó a végberendezésnél vagy akár az épületben fog állni. Ehelyett biztonságos nyomtatási felszabadításra van szüksége, ami azt jelenti, hogy csak a jogosult felhasználók "engedhetnek ki" nyomtatási feladatokat a nyomtatón. Ennek többféle módja is van, de általában a PIN-kódok és a kártyák 2FA kombinációját látjuk. Még egy mobil nyomtatási közleményt is beállíthat, ha hordozhatóbb alternatívát szeretne.

Mobil nyomtatási lehetőségek

A BYOD itt marad, és a napok széma, amikor csak az asztali számítógépről nyomtatott, már meg vannak számlálva. Az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük bármilyen eszközről és helyről nyomtatni, még táblagépről vagy mobiltelefonról is. Itt jön képbe a mobilnyomtatás. Valami olyasmi, mint a PaperCut Mobility Print, hálózati nyomtatási szolgáltatásokat nyújt vegyes flottakörnyezetekben, lehetővé téve mind a felügyelt, mind a nem felügyelt eszközök számára a biztonságos nyomtatást a hálózat bármely nyomtatójára.

A legoptimálisabb, ha ezt a technológiát valamilyen mobileszköz-kezelési stratégiával kombináljuk. Ez lehetővé teszi a nyomtatási tevékenységek nyomon követését és kezelését, miközben védi az eszközöket és az adatokat. 

A nyomtatópark kezelése

Ha hibrid irodát kíván üzemeltetni, informatikai csapatának szüksége van valamilyen nyomtatókezelési megoldásra. Ezzel több nyomtatót is felügyelhetnek különböző helyeken, mindezt egyetlen felületről. Tartalmaznia kell továbbá hasznos eszközöket, például a nyomtató állapotára, a prediktív elemzésekre, a használati minták adataira, a készletszintekre, a karbantartási ütemtervekre és az automatikus figyelmeztetésekre a biztonsági megsértésekre és a papíreldásokra. További információkért tekintse meg ezt az útmutatót a nyomtatóflotta több helyszínes környezetben történő kezeléséhez.

forrás: pixabay

A környezeti fenntarthatóság tulajdonságai

A legtöbb szervezet már rendelkezik ESG-célokkal, és mivel a nyomtatás az e-hulladék jelentős részét teheti ki, ez rendkívül hatékony módja a hibrid iroda fenntarthatóságának növelésének. A kezdéshez feltétlenül állítsa be alapértelmezettként a kétoldalas és fekete-fehér nyomtatást. Ha kvótákat használ, számoljon fel többet a felhasználóknak az erőforrás-igényesebb nyomtatásért. Választhat jó energiabesorolású nyomtatómodelleket is, felhasználási ismeretek segítségével egyesítheti a nyomtatókat, és terheléselosztással biztosíthatja, hogy flottája a legjobb hatékonysággal működjön.

 Automatizált fogyóeszköz-kezelési megoldás

Az automatizált készletkezelés lényegében a teljes festék-, papír- és fogyóeszközök folyamatának egyszerűsítését jelenti. Az alkalmazás segítségével nyomon követheti a nyomtató fogyóeszközeit felhasználó, részleg vagy eszköz szerint. Valós időben figyelje a tinta és a toner szintjét, és automatikusan töltse fel a túlzott készletek elkerülése érdekében. Mindezt megteheti anélkül, hogy elhagyná az íróasztalát. Ennek előnye a rendszerleállások csökkenése: nem lehetséges, ha figyel arra, hogy a készülékből kifogy a tinta.

 Költségkövető eszközök és kezelés

Egy hibrid irodában, ahol nem kell szem előtt lennie a hardvernek, fontos nyomon követni a nyomtatási költségeit, hogy elkerüljék azok irányíthatatlanná válását. Ennek legegyszerűbb módja a nyomtatási kvóták bevezetése és néhány alapvető használati jelentés futtatása. Így gyorsan láthatja, hogy ki mit nyomtat, és azonosíthatja azokat a felhasználókat vagy részlegeket, amelyek a leginkább erőforrásigényesek. Mint mindig, most is javasoljuk a digitális dokumentumkezelő eszközök használatát, amikor csak lehetséges, a teljes nyomtatás csökkentése érdekében. A nyomtatásnak az utolsó, nem pedig az első megoldásnak kell lennie. Nem kell mindennek fizikai dokumentumnak lennie.

 Felhasználóbarát nyomtatási felületek 

Ha azt szeretné, hogy felhasználói elégedettek legyenek, informatikai csapata pedig ne legyen bevetve, akkor mindenekelőtt egy könnyen használható hibrid nyomtatási megoldásra van szüksége. A cél az, hogy a felhasználók mindent megadjanak a nyomtatáshoz, és semmi több. Tegye súrlódásmentessé a folyamatot. Az új felhasználónak képesnek kell lennie arra, hogy telepítse az alkalmazást, találjon nyomtatót, töltsön be egy dokumentumot, válassza ki a nyomtatási beállításokat, majd biztonságosan nyomtasson, mindezt anélkül, hogy az informatikai részlegtől kérne segítséget.

 Integráció együttműködési eszközökkel

Ha hibrid irodát üzemeltet, valószínűleg már számos együttműködési eszközt, projektmenedzsert, chat-platformot és dokumentumkezelési megoldást használ. A jó hír az, hogy a legtöbb nyomtatáskezelési szolgáltatás szinkronizálódik olyan bevált alkalmazásokkal és szolgáltatásokkal, mint a Teams vagy a Slack. Ez azt jelenti, hogy megoszthat és nyomtathat dokumentumokat a meglévő együttműködési környezetben. A munkákat közvetlenül kedvenc csatornáira is beszkennelheti.

Higgye el, hogy előbb-utóbb találkozni fog a nyomtatással a hibrid munkákban. Felkészültnek lenni a legjobb dolog, amit most tehet. Fontos lépés a dolgozók tudatosítása és képzése. Egyértelműen elmagyarázza dolgozóinak, hogy kiket szeretne most vagy a közeljövőben bevonni a hibrid irodai rendszerbe, milyen nyomtatási eszközöket és milyen feltételekkel használ cége. Világosan mutassa be nekik, mit vár el tőlük, és különösen azt, hogy milyen biztonsági protokollokra van szükség.