Irodai csomagok a dokumentumkezeléshez

A nyomtatás előtt gyakran meg kell szerkeszteni a dokumentumot, és erre olyan programokat használunk, amelyekben változtatásokat végezhetünk. A legismertebb irodai programok a Word, Excel, PowerPoint és PDF programok. Irodai és otthoni munkákhoz a legjobb, ha a számítógépen van az irodai csomag, amely ezeket a programokat tartalmazza. Használhatja a mobil alkalmazást is és közvetlenül a mobilján szerkesztheti a dokumentumokat. Mely programokat érdemes telepíteni?

A dokumentumok létrehozására és szerkesztésére valószínűleg a legismertebb programcsomag a Microsoft Office. Számos változatban kínálják. Ez a Microsoft terméke, amelyet a Windows operációs rendszeréhez fejlesztett ki. Később a Mac OS és a mobil platformok támogatását is hozzáadta. A gyártó weboldalán találja, három kategóriába osztva: háztartási, üzleti és oktatási célokra. Külön kategória  ezen programok alkalmazása mobilon keresztül.

Microsoft Office 365

Ezt az átfogó csomagot a Microsoft több változatban kínálja. A múltban a Microsoft Office több szoftvermodulból álló szoftvercsomagként került értékesítésre, meghatározott áron licenc, valamint szabványos és professzionális kiadások alapján. Ma többféle változatban kapja az Office 365-öt, amelyek különböznek az előfizetés formájában egy vagy több felhasználó számára megadott licencben. A havi előfizetés a verziótól függ. Az Office 365 tartalmaz Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access, OneDrive és Skype szolgáltatásokat. Ezeket a programokat és szolgáltatásokat leginkább az irodai környezetben és a háztartásokban is használják. A fizetett verzión kívül a felhasználó regisztráció után felhasználhatja az ingyenes Office.com webes felületet. Az alapprogramokhoz való hozzáférés nem igényli a telepítést. Vállalati megoldásként az Office fejlett szolgáltatásokkal, valamint az alapvető programokkal rendelkezik. Az OneDrive mellett Exchange, SharePoint, Teams, Yammer és Stream szolgáltatást is talál az Office 365 Business alkalmazásban. Az Office 365 a dokumentumok kezeléséhez és létrehozásához a legszélesebb körben használt átfogó csomag. Intuitív felhasználói felülettel, számos eszközzel és sok nyelvre lokalizálással rendelkezik. Megadhatja, hogy a dokumentumot közvetlenül a programjából nyomtassa ki. A hátránya, hogy elő kell fizetnie az Office 365-re, hogy kihasználhassa az összes gazdag funkcióját.

Az Office 365 kiváló minőségű alternatívája az ingyenes irodai programok (szoftvercsomagok). A legnépszerűbbek az OpenOffice és a LibraOffice. Mindkét esetben van egy nyitott ingyenes irodai csomag, az úgynevezett nyílt forráskódú szoftver. Az ilyen típusú szoftvert ingyenes, nyílt forráskódú és ingyenes terjesztés jellemzi. Előnye az ingyenes beszerzés, letöltés. Az a felhasználó, aki nem akar befektetni a fizetett irodai csomagba, teljes mértékben kihasználhatja az Office szoftverhez hasonló funkciójú ingyenes szoftver előnyeit. Ezt az irodai programcsomagot kisebb cégek is használják, akiknek költségeiket csökkenteniük kell, vagy nincs költségvetésük a fizetett szoftver vásárlásához.

OpenOffice

Az OpenOffice az Apache Software Foundation része és már több mint 20 éve fejlesztik. Ez egy átfogó irodai csomag, amely tartalmaz egy szövegszerkesztőt  a Write-t, a táblázatszerkesztőt a Calc-ot, amelyek egyenértékűek a Word és az Excel programmal. Az OpenOffice más programjai az Impress a bemutatókhoz, Draw mindenre a diagramoktól a dinamikus 3D-s illusztrációkig. Base az adatbázisok létrehozására és a Math a matematikai egyenletek létrehozására és szerkesztésére szolgálnak. Az OpenOffice irodai csomag számos nyelvre van lokalizálva. Kellemes felhasználói felülettel rendelkezik, és előnye a korlátlan számú eszközön történő ingyenes használat. Nem különbözteti meg, hogy milyen típusú felhasználásra van telepítve. Ezért magán-, oktatási, üzleti célokra, kereskedelmi és közigazgatási célokra is felhasználhatja. Az Office 365-től eltérően az OpenOffice közös felhasználói környezettel rendelkezik, ahol az egyes modulokat az alapképernyőn adja meg. Az Office 365 saját környezettel rendelkezik minden programhoz.

LibraOffice

Az OpenOffice utódja, amelyet ugyanabban a projektben hoztak létre, mint az OpenOffice-t és hasonló funkciókkal rendelkezik. A fő különbség a korszerűbb felületen és néhány újításban van. A dokumentumkezelés elve azonban ugyanaz. Ez az irodai csomag tartalmazza a Write, Calc, Base és Math modulokat. Ezenkívül kiterjesztések lehetőségét is kínálja, amelyekkel további funkciókat kap. Nagyon jó formátumtámogatással rendelkezik, és a legfontosabb az ingyenes. Az előző OpenOffice-hoz hasonlóan ez egy nyílt forrású szoftver. Számos operációs rendszerre telepítheti, a leggyakrabban használt Windows, Mac OS és Linux rendszertől a FreeBSD, NetBSD, OpenBSD és a moduláris Haiku rendszerig.

Google Dokumentumok

A Google a Google Fiók segítségével építette be a dokumentumkezelést az internetes felületen. A Google Dokumentumok és Táblázatok segítségével online létrehozhat és kezelhet fiókjában szöveges dokumentumokat és táblázatokat. A további Gmail-szolgáltatások, a videohívásokat és a naptárt tartalmazza. Mindent a rendelkezésre álló Google Drive felhőalapú tárhelyén belül, amely már nagyszerű helyet kínál az alapvető ingyenes verzióban. Ennek előnye a nagyon jó integritás más Google-szolgáltatásokkal szemben, a könnyű használat és az adatok biztonsági mentése a felhőn belül. Hátrányként látjuk az online csatlakozás és a webes felületen történő működés szükségességét. A Google nem kínál önálló telepítőcsomagot. Előnye a mobil eszközök támogatása.

iWork

Mac és iOS, iPad OS esetén az operációs rendszeren belül az Apple eszköz  tartalmazza az iWork irodai csomagot.  Néhány évvel ezelőtt fizetett irodai csomag volt a dokumentumok létrehozására és kezelésére. Az Apple megváltoztatta a fizetett szoftverek politikáját, hogy operációs rendszerei és eszközei ingyenesek legyenek. A csomag tartalmaz  szövegszerkesztő oldalakat a Pages-t, táblázatkezelőt Numbers-t és Keynote-t a bemutatókhoz. A hátránya, hogy ezt az irodai csomagot csak számítógépeken, iPhone-okon és iPad-eken használhatja. Ennél a csomagnál sem hiányzik a szabványos formátum támogatása és a szinkronizálás, az iCloud biztonsági másolatának készítése. A felhasználói felület kellemesnek és tisztábbnak tűnik, mint a Microsoft Office-nél. Minimalista kialakítása ellenére számos funkciót és eszközt rejt. Nagyon jó formátumtámogatást és továbbfejlesztett munkát kínál az Office-ban létrehozott dokumentumokkal, amelyet az iWork korábbi verzióiban bíráltak.

Adobe PDF vs alternatívák

A PDF-dokumentumok királya az Adobe vállalat és az ismert Adobe Acrobat Reader programja, akár ingyenes verzióban, például kivetítőként, PDF-dokumentum-olvasóként, akár a PRO-változatban, PDF-dokumentumok létrehozásának, szerkesztésének és konvertálásának képességével. A dokumentumokat PDF formátumban mentheti a fent említett többi programmal az irodai csomag részeként. Népszerű a kiváló Abbyy PDF Reader vagy Transformer +, Foxit Reader, amely a PDF dokumentumok alapvető szerkesztését kezeli. Egyéb alternatívák a Sumatra PDF vagy a Nitro PDF, a Nuance PDF Reader.

Sokkal több program létezik dokumentumok vagy összetett irodai csomagok létrehozására és szerkesztésére, mint amilyeneket itt említettünk. A ZOHO Office Suite nagyon jól reagál a felhasználókra. Oszthatjuk őket asztali (szoftver), online és mobil alkalmazásokra. Mindenki választhat saját igényei szerint. A legelterjedtebbek közé tartozik a Microsoft Office 365 irodai csomag, az OpenOffice és a LibraOffice ingyenes alternatívái, valamint az iWork Mac, amely az OS Mac felhasználók számára hasznos.