Hibrid nyomtatás: stratégia a modern munkahelyek számára

Az otthoni munkavégzés és a hibrid munkavégzés egyre inkább preferált munkarendszerré válik, ahol az alkalmazottak az otthon és az iroda között mozognak. Sok vállalkozásnak továbbra is szüksége van felhőalapú nyomtatási megoldásokra, amelyek képesek kezelni az új hibrid irodát, ahol az alkalmazottak csaknem fele otthonról dolgozik. Hogyan lehet a hibrid nyomtatást költséghatékony, felhasználóbarát és biztonságossá tenni? Ha a hibrid munkamodellt használja vagy szeretné használni a jövőben, akkor előbb-utóbb meg kell küzdenie néhány dologgal. A hibrid munka új megközelítést igényel a nyomtatásban, ahol a biztonság, a kezelhetőség, a rugalmasság és az általános optimalizálás a fő szempont.

forrás: canva

Távoli nyomtatási megoldások optimalizálása

A legnagyobb nyomtatással kapcsolatos kihívások, amelyekkel a hibrid munka során találkozhat, a következők: elérhetőség, biztonság és kezelés. A felhasználóknak képesnek kell lenniük bármilyen eszközön nyomtatni, akár az irodában, akár az otthoni hálózatukon tartózkodnak. Ezt biztonságosan kell megtenniük, a rendszergazdáknak pedig képesnek kell lenniük nyomon követni és felügyelni az összes nyomtatási tevékenységet, akárcsak bármely normál iroda. Meg kell találni a legideálisabb megoldást a rendelkezésre állás, a biztonság és a kezelés között. Ezért néhány lényeges dologra kell összpontosítania. 

Hitelesítés-vezérlés és végpontok közötti titkosítás

Távoli, központi nyomtatáskezelés

Felhőnyomtatási megoldások

Mobil és BYOD nyomtatás

Teljes körű ügyintézés és audit 

Nyomtatási biztonság hibrid munkákhoz

A biztonság az egyik legfontosabb tényező a hibrid irodákban. A szervezetek csaknem 50%-a tapasztalt biztonsági incidenst a távmunka miatt a járvány alatt. Ha tehát biztonságosan szeretne nyomtatni hibrid környezetben, engedélyeznie kell a nyomtatás biztonságát, a végpontok közötti titkosítást minden eszközön, valamint az alapos hozzáférés- és engedély-ellenőrzést. Nyomasztóan hangzik, de a megfelelő nyomtatáskezelő szoftverrel minden beállítást és felügyeletet elvégezhet.

forrás: canva

A BYOD kockázatok minimalizálása

Ha a BYOD (Bring Your Own Device) útvonalat szeretné választani, szilárd mobileszköz-kezelési (MDM) stratégiára lesz szüksége. Ez egy olyan nyomtatási megoldást jelent, amely több operációs rendszert is támogat, és lehetővé teszi a rendszergazdáknak a felhasználói hozzáférés, a végpontok biztonsága, az illesztőprogramok telepítése és a hibaelhárítás felügyeletét. Ha egy alkalmazott a legális mobiltelefonját, táblagépét a tömegközlekedésben vagy taxiban hagyja, akkor távolról le kell tudni zárni a hálózatról. A részletesség szintje a fontos szempont.

Az MDM-stratégiának meg kell határoznia a felhasználókra vonatkozó biztonsági követelményeket, elfogadható használati szabványokat, és meg kell határoznia, hogy mely eszközök és operációs rendszerek támogatják ténylegesen a nyomtatókat. Szüksége lesz egy golyóálló hálózati infrastruktúrára is VLAN-okkal vagy külön SSID-kkel, hogy elkülönítse a BYOD-eszközöket a fő hálózattól. Ezek némelyike gyakori dolog, de célszerű speciális nyomtatáskezelő szoftvert használni a nyomtatóhálózat hitelesítéséhez (LDAP vagy SSO használatával).

Az analitika használata

A hibrid munkakörnyezetekben az analitika nagyon fontos. Figyelembe kell venni, hogy az Ön dolgozó informatikai csapata bizonyos hátrányokkal dolgozik: hálózati infrastruktúrájuk fele nem a cég területén található. Ezért fontos elemezni a felhasználói viselkedést és a nyomtatómintákat a nyomtató üzembe helyezésének optimalizálása és a szükségtelen nyomtatás csökkentése érdekében. Végső soron a naplózási és jelentéskészítési lehetőségek segítenek a nyomtatószámokkal, helyekkel, beállításokkal és felhasználói hozzáféréssel kapcsolatos döntések meghozatalában. Hatékony eszköz a hálózaton történő túlzott vagy jogosulatlan nyomtatás észlelésére.

Nyomtatási fogyóeszközök kezelési rendszere

Ha vállalkozása otthoni irodai nyomtató kellékeket biztosít, fontolja meg egy megfelelő kellékkezelési rendszer bevezetését, hogy az alkalmazottak mindennel rendelkezzenek, amire szükségük van a nyomtatáshoz. Ez a hibrid munkahely egyik kihívása: nem csak magában az irodában, hanem az alkalmazottak otthonában is konzisztens és megfelelő hardverszabványokat kell fenntartani. Természetesen a legjobb hibrid hálózatok egyesíthetik a biztonságot felhasználóbarát szolgáltatásokkal, így a felhasználók átvehetik az irányítást a nyomtatás felett (ahelyett, hogy az IT-dolgozókat e-mailekkel terhelnék meg). 

Költségoptimalizálás hibrid nyomtatáshoz

Jó megoldás a hibrid nyomtatási kvóták és oldalkorlátok bevezetése a hibrid környezet ellenőrzése alatt tartásához. Ez visszavezet minket az elemzéshez. Minél jobban láthatóak a rendszergazdák, és minél többet tudnak a felhasználók nyomtatási szokásairól, annál hatékonyabbak lesznek az ilyen típusú házirendek. Erőforrások és energiatakarékosság érdekében hatékony néhány alapvető nyomtatási beállítás megadása, például az automatikus kétoldalas és fekete-fehér nyomtatás.

Kompatibilitási problémák és megoldásaik

A kompatibilitási problémák gyakori tényezők a hibrid munka során. Ezeket a problémákat elkerülheti, ha megfelelő eszköz- és operációs rendszer-agnosztikus megoldásokat választ. Egy népszerű felhőalapú nyomtatási platform használatával fokozatosan csökkenti a kompatibilitási problémákat. Univerzális nyomtató-illesztőprogramokat is telepíthet, amelyek több nyomtatómodellt és márkát támogatnak. Ez leegyszerűsíti a folyamatot a felhasználók számára, és maximalizálja a kompatibilis végeszközök számát.

Hogyan lehet a lehető legnagyobb mértékben leegyszerűsíteni a távoli nyomtatáskezelést 

A központosított felügyelet nélküli hibrid nyomtatás nem kívánt zavart kelthet. Az ideális beállítás egyetlen vezérlőpanel, amely lehetővé teszi a rendszergazdák számára az összes nyomtató és eszköz távolról történő megfigyelését, kezelését és hibaelhárítását. Ez az illesztőprogramok telepítésétől a végponti tűzfalfrissítésekig és biztonsági javításokig mindent összefoglal. A rendszerleállások minimalizálása érdekében olyan távfelügyeleti eszközöket kell bevezetni, amelyek képesek észlelni az olyan problémákat, mint például az alacsony szintű festékkazetta vagy a papírelakadás.

Bármilyen hibrid munka és távoli munkakörnyezet csak annyira biztonságos, amennyire ezt Ön biztosítja. Fontos a központosított adminisztratív irányítás, hangsúlyt fektetve a biztonságra, az eszközfelügyeletre és nem utolsósorban a felhasználói oktatásra. A legtöbb probléma az „emberi tényező", azaz magának a felhasználónak a kudarcával kapcsolatos. Ezért fontos a magas szintű tudatosság és biztonsági képzés integrálása a hibrid nyomtatással foglalkozó munkaközösségbe a távmunkán belül. Minél tájékozottabbak az alkalmazottak ezekről a dolgokról, annál biztonságosabb és gördülékenyebb lesz a hibrid iroda. Hozzon létre egy sikeres stratégiát a nyomtatás hibrid környezetté alakításához.